判型と版面を決める

判型の選び方−基本はA4判−

いつのまにか「文書はA4判・縦」が標準になりました．版型の統一は文書を整理する際に便利ですが，かといってすべての判型に“A4判の常識”をとおそうとすると無理が生じます．「さまざまな判型がある中のA4判を使う」と考えるべきです．



• たとえば，報告文書や解説文書の多くは「A4判・縦」で作成しますが，挨拶状や請求書（いわゆる“ビジネス書式”）ではしばしば「B5判・縦」を使います．挨拶状をA4判にすると文章の量に対して判型が大きすぎて間延びしが印象になります．
  


• 企画書や調査報告書の一部では「B4判・横」が使われています．これは大きな図や表を挿入するのに都合がよいからです．
  


ページ中に文字が入力される（あるいはプリントアウトされる）部分，すなわち左右の字詰めと天地の行数で構成される長方形を「版面」（「はんめん」または「はんづら」）とよびます．



• この「版面」には，ページ番号やヘッダ（「柱」ともよびます）の部分は含まれません．
  


さらにこの「版面」から外の部分を「文書余白」とよびます．通常，ページ番号やヘッダはここに配置します．



文書を作成する際には，判型に応じた「版面（すなわち文書余白）」をとることが重要です．この版面は後述する1行当たりの字詰め，1ページ当たりの行数とも関係します．

文書余白を決める-文書余白の目安は人の親指第一関節分-

さまざまワープロ文書を見る機会があります．しかし，その文書余白を見てみると実にさまざまです．何か目安はないのでしょうか．



• A4判なのに天地・左右の余白が15ｍｍ程度の文書があれば，それより小さいB5判で天地・左右の余白を40ｍｍもとっている文書も見かけます．
  

文書余白は実用性と文書が与える“印象”から決めるのが基本です．その要素としては以下の事項があげられます．

• 綴じ代やページをめくる指がかかるスペース
  
• ヘッダ（柱）やページ番号のスペース
  
• 文章量が少ない場合に下余白を少なく見せるためのスペース
  


文書余白は，文書を手にとった際の持ちやすさ，ページのめくりやすさ，あるいは視覚的な印象も考慮する必要があります．また，「ホチキスとじ」にしたり製本したりする際のとじしろの配慮もしなければなりません．



そこで「文書余白は人の親指第一関節分（20ｍｍ前後）を目安にする」と提案したいと思います．



• 余白を指で押さえても文字に指がかからないという“実用的な意味”と，これまでの文書作成の“習慣”をあわせて筆者が独自に提唱するものです．
  


文書余白は20ｍｍ程度が目安といっても，先に述べたように文書の判型や目的によって多少の調整が必要です．以下のその例を示します



• 「ホチキスとじ」をする際には「とじしろ」を考慮する必要がありますから，とじる端（横組みならば左端）の余白を10ｍｍ程度多めにするとよいでしょう．
  

文書余白の構成要素と書式

文書余白にはヘッダ（「柱」とよぶこともあります）やページ番号を配置します．これらの書式（位置や文字書体・大きさ）にはさまざまなスタイルがあります．以下に一般的な考え方を示します．



• もちろんこれは参考例にすぎません．大切なのは企業で作成する文書の書式を統一しておくことです．
  


文書余白の構成要素にまで細かい書式を定めるのは一見面倒のようですが，これをするのとしないのでは文書の“仕上り”が大きく異なります．“わずかな手間”だけで市販の単行本のような引き締まった文書に仕上げることができます．