わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法-第6部　文書レイアウトの基礎

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <DL> <DT><IMG SRC="../gif/gb-bar-2.gif" ALT="テクニカルライティングセミナーの概要" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <DT><IMG SRC="../gif/tw4abs.gif" ALT="" WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> </DL><P><HR><BR></P><H1><FONT COLOR="#800000">判型</FONT>と<FONT COLOR="#800000">版面</FONT>を決める<BR></H1><P><HR><BR></P><H3><DIV ALIGN=LEFT><FONT COLOR="#800000">基本はA4判</FONT>-でもさまざまな判型があり必要に応じて使えるようにしたい－<BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">いつのまにか「文書はA4判・縦」が標準になりました．便利なことではありますが文書にはさまざまな判型が使われています．すべての判型に“A4判の常識”をとおそうとすると無理があります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">たとえば，報告文書や解説文書の多くは「A4判・縦」で作成しますが，挨拶状や請求書（いわゆる“ビジネス文書”）ではしばしば「B5判・縦」を使います．挨拶状をA4判にすると文章の量に対して判型が大きすぎて間延びして感じます．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">企画書や調査報告書の一部では「B4判・横」が使われています．これは大きな図や表を挿入するのに都合がよいからです．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">ページ中に文字が入力される（あるいはプリントアウトされる）部分，すなわち左右の字詰と天地の行数で構成される長方形を「<FONT COLOR="#008080"><B>版面</B></FONT>」（「はんめん」または「はんずら」）とよびます．<FONT COLOR="#000080">この「版面」にはページ番号やヘッダ（「柱」ともよびます）はふくまれません．さらに</FONT>この「版面」の外の部分を「<FONT COLOR="#008080"><B>文書余白</B></FONT>」とよびます．通常，ページ番号やヘッダはここに印刷されます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">文書を作成する際には，判型に応じた「版面（すなわち余白）」をとることが重要です．この版面は後述する1行当たりの字詰，1ページ当たりの行数にもつながります．<BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="c9-27.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=335 BORDER=1><BR></DIV> <HR><BR></P><H3><FONT COLOR="#800000"><B>文書余白を決める-</B>文書余白の目安は</FONT>人の親指第一関節分-<BR></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">ワープロで作成された文書をあちこちからもらうことがあります．その余白を見てみると実にさまざまです．何か目安はないのでしょうか．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">A4判なのに天地・左右の余白が15ｍｍ程度のものもあれば，それより小さいB5判で天地・左右の余白を40ｍｍもとっているものも見かけます．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:1.5"><BR> 文書余白は実用性と観点と文書の印象の観点があります．<BR></DIV> <UL> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5">綴じ代やページをめくる指がかかるスペース<BR></DIV> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5">柱（ページヘッダ）やページ番号の挿入スペース<BR></DIV> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5">余白を広くとることにより少ない文章でも大きく見せる<BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">文書余白は，手にとった際のもちやすさ，ページのめくりやすさ，あるいは視覚的な印象も考慮する必要があります．また，「ホチキスとじ」にしたり製本したりした際のとじしろにも配慮しなければなりません．そこで「<FONT COLOR="#008080"><B>文書余白は人の親指第一関節分（20ｍｍ前後）を目安にする</B></FONT>」と提案したいと思います．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">人の親指第一関節分とは，余白を指で押さえても文字に指かからないという実用的な意味もありますし，またこれまでの文書作成の習慣から筆者が独自に提唱するものです．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">文書余白は20ｍｍ程度が目安といっても，先に述べたように文書の判型や目的によって多少の調整をすべです．以下のその例を示します<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">文書余白は1ページ（所定の判型でに何ポイントの文字で何ポイントの行間にして，字詰と行数を決めればおのずから計算されますが，<B>適度な余白</B>を確保しなければなりません．</FONT><BR></DIV> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5">また，「ホチキスとめ」をする際には「<FONT COLOR="#008080"><B>とじしろ</B></FONT>」を考慮する必要がありますから，とじる端（横組みならば左端）の余白を10ｍｍ程度多めにするとよいでしょう．<BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:1.5"><BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER STYLE="line-height:0.5"><TABLE BORDER WIDTH=80%> <TR> <TD ROWSPAN=2></TD><TD ROWSPAN=2 BGCOLOR="#eaeaea"><DIV ALIGN=CENTER><B>天地×左右</B></DIV></TD><TD COLSPAN=2 BGCOLOR="#eaeaea"><DIV ALIGN=CENTER><B>余白の目安</B></DIV></TD> </TR> <TR> <TD BGCOLOR="#a3ec93" WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER><B>天地余白</B></DIV></TD><TD BGCOLOR="#48c4ec" WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER><B>左右余白</B></DIV></TD> </TR> <TR> <TD BGCOLOR="#fdf4b7" WIDTH=100><B>A5判</B></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>210ｍｍ×148ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>18ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>25ｍｍ</DIV></TD> </TR> <TR> <TD BGCOLOR="#fdf4b7" WIDTH=100><B>B5判</B></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>257ｍｍ×182ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>20ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>30ｍｍ</DIV></TD> </TR> <TR> <TD BGCOLOR="#fdf4b7" WIDTH=100><B>A4判</B></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>297ｍｍ×210ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>25ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>35ｍｍ</DIV></TD> </TR> <TR> <TD BGCOLOR="#fdf4b7" WIDTH=100><B>B4判</B></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>364ｍｍ×257ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>25ｍｍ</DIV></TD><TD WIDTH=100><DIV ALIGN=CENTER>25ｍｍ</DIV></TD> </TR> </TABLE><BR></DIV> <HR><BR></P><H3><FONT COLOR="#800000">余白の要素</FONT><BR></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">余白にはページ番号やヘッダ（「柱」とよぶこともあります）を配置します．これらのよその位置や文字書体・大きさもよくまちまちになりがちです．そこで一般的な書式を以下に示すます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">もちろんこれらは参考例であり，ページ番号や柱の書式にはさまざまなスタイルがあります．大切なのは企業で作成する文書の書式を統一しておくことです．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">余白の要素まで書式を定め，文書を作成する際に配慮するのは面倒のようですがこれをするのとしないのでは文書の“仕上り”が大きくことなります．それこそ“わずかな手間”で市販の単行本のような引き締まった文書に仕上げることができます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV ALIGN=CENTER STYLE="line-height:1"><IMG SRC="a8-07.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=336 BORDER=1><BR></DIV> </UL><P> <HR><BR> <A HREF="t4-abs02f.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2003<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>