文書品質の向上と文書作成時間の短縮：企業にとっての「文書作成」

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="fig-t8a/gb-bar-introduction.gif" ALT="テクニカルライティングの効果" ALIGN=bottom width="540" height="26"><BR> <IMG SRC="fig-t8a/tw8a-ttl.gif" ALT="文書品質の向上と文書作成時間の短縮" ALIGN=bottom width="570" height="150"><HR> <H1 style="line-height: 150%"><span style="font-weight: 400; letter-spacing: 2pt">企業にとっての「<font color="#800000">文書作成</font>」<font color="#800000" size="5"><br> </font><font color="#000080" size="5">－利益の獲得と喪失を分かつ「重要な企業力の一つ」－</font></span></H1> <blockquote> <blockquote> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <p style="line-height: 150%; margin-top: 2; margin-bottom: 0; margin-left:10; margin-right:10"> 「企業の文書は，企業利益，企業評価および企業効率と密接に関係している」と言えます．もちろん，企業利益は製品・サービスの対価であり，企業評価，企業効率は組織および社員の行動の総合的な結果です．しかし，企業活動では文書の良し悪しが企業活動の成否にかかわる場合がありますし，文書作成時間の短縮は企業にとって重要な課題です．「文書作成の効率化」と「文書品質の向上」は，企業効率の改善とともに企業利益・企業評価の獲得につながる企業力と言えます．</p> </td> </tr> </table> </blockquote> </blockquote> <HR> <H3><FONT COLOR="#800000">文書が「企業効率」に及ぼす影響</FONT></H3> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; "> 文書を作成しても，「<font color="#800000">要点が伝わらない文書</font>」では執筆者が「<font color="#008080">文書の作成に要した時間</font>」も読者が「<font color="#008080">文書を読む時間</font>」もむだになりかねません．<font color="#800000">企業効率の低下</font>と言えます．さらに，時間を要しただけでなく一つの文書が多くの読者に誤解を与えてしまっては取り返しがつかなくなるおそれもあります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> 「見聞を述べただけで，組織の今後にかかわる要点が不明確な出張報告書」では，報告の意味がありません．出張の成果を社内で共有できなくなります．また，書き直しが必要となっては，執筆者にも読者にとっても二度手間になります．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> 「読みづらく，採否を判断しうる具体事項に欠ける会議資料」は，決定の遅れにつながるおそれがあります．一つの文書の良し悪しが，「企業の時間」を大きく左右しかねません．</font></p> </li> </ul> <p align="center"> <img border="1" src="fig-t8a/101a.jpg" vspace="4" alt="企業が文書作成を見直す意義" width="480" height="360"></p> <HR> <H3><FONT COLOR="#800000">文書が「企業利益」および「企業評価（あるいは企業の危機管理）」に及ぼす影響</FONT></H3> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; "> 企業活動には，「<font color="#008080">積み重ね</font>」の一面があります．<font color="#008080">過去の事例あるいは社員のノウハウが文書によって蓄積</font>され，その結果がさまざまな改善に活かされ，さらには革新につながると言えます．たとえ事例やノウハウを文書で残しても「<font color="#800000">情報をまとめただけで要点に欠ける文書</font>」では有効な情報にはならず，実質的には<font color="#800000">ノウハウの喪失</font>であり<font color="#800000">企業利益の喪失</font>にもなりかねません．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">ノウハウを映像化・データベース化して残そうとする試みもあります．しかし，「言語（文書）」によって集約された要点がなくては，十分に伝わらない可能性があります．データベースなどの「ノウハウの器」があっても要点があいまいあるいは欠落していては意味がありません．結果，たとえ映像やデータがあってもノウハウの本質（根底にあってさらなるノウハウを生む原理）がいずれ失われていくことになります．</font></p> </li> </ul> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; "> 社内だけならまだしも，「<font color="#008080">誤解を与えかねない文書</font>」が社外に渡ってしまっては<font color="#800000">企業評価の低下</font>につながりかねません．さらには，<font color="#800000">対外的信用の喪失</font>につながるおそれもあります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">たとえば，製品に発生した障害の原因と対策を納品先に伝える報告書を作成したとします．いかに誠意をこめて報告書を作成し誤字脱字を見直しても，あいまいあるいは冗長な表現が多くかつ要点が遠まわしな段落構成では傍観的で責任回避ともとられかねません．さらに，基本的なチェックに欠けている文書（例：同じ語がある箇所では漢字書きされ，別な箇所でひらがな書きされている）では，製品はおろか企業としての品格を問われかねません．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> また，いかに高機能の製品であっても，それを解説するマニュアルがわかりづらくては有効に使われないおそれがあります．マニュアルに書かれてあっても読者はサポート窓口に質問を寄せ，企業側はその対応に多くの時間や労力を要しかねません．</font></p> </li> </ul> <DIV style="line-height:1.5"></DIV> <HR> <p> <a target="_top" href="t8a-02f.htm"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></a> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <p>　</p> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"> <IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="180" height="50"></A></DIV> <HR> <p>　</p> <DIV STYLE="padding-top:3px;padding-right:3px;padding-bottom:3px;padding-left:3px;"><B>＜</B><FONT COLOR="#800000"><B>当コーナーのご利用にあたり</B></FONT><B>＞</B></DIV> <TABLE BORDER BGCOLOR="#808080"> <TR> <TD BGCOLOR="#ffffff"> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5">当コーナーの内容を各種の文書作成の参考にしていただくことは作者の意とするところであり，これが皆様のお役に立てば誠に幸いです．ただし，内容の一部あるいは全部の転載（他のWebサイトや他の出版物，等に収録・再配布する）および当著作物の二次使用を禁じます．</li> <LI TYPE=disc> <p style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5"> また，上記の主旨より本コーナーはご覧いただいた方々に議論を呈することを目的としておりません．当社セミナーの開催に関するお問合せ以外には，お答えいたしかねる場合がありますのであらかじめご了承ください．</ul> </TD> </TR> </TABLE> <p>　</p> <HR> <p>　</p> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> <B>テクニカルライティングの効果：文書品質の向上と文書作成時間の短縮<br> </B>Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/1995-2009<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.</p> </BODY>