技術文書・ビジネス文書に役立つ知識－増補と改訂－

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/sec3c.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM HSPACE=10><BR> <IMG SRC="../gif/tw2-3s.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM><BR> <HR><BR></P><H1><DIV STYLE="line-height:1.5">「改訂」とそのメリット<BR></DIV></H1><P><DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">「改訂」の目的とメリット</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">先に述べた「追補」が基本的に内容の追加をあまり手間をかけることなく行う手法であったのに対し，「改訂」は部分的な追加・変更や全体的な追加・変更にかかわらず，旧版を修正し印刷物とする場合は「刷版」を作り直す方法です．<BR> <BR> 当然のことながら，「改訂」には手間と費用がかかります．旧版をどの程度活用できるかにもよりますが小さな修正でも全体に影響して思わぬコスト高になる場合があります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">たとえば，章の途中に1ページの追加をしただけでも，ページ番号はすべて付け直しをしなければなりませんし，それに伴って目次や索引のページ数も修正しなければなりません．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">ただし，ディジタル文書で発行すれば印刷物の場合にかかる刷版・印刷・製本の費用はかからないためさほど割高になりません．ただし，第1版は印刷物で発行したが第2版以降の改訂版はディジタル文書にするのは場合によっては読者の誤解をまねくことがあると思います．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">しかし，「改訂」の最大のメリットは，変更（入れ替えや修正）に対応できることです．改訂版を発行することで読者（ユーザ）に最新の情報をもっとも見やすい形で提供することができます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">追補は，基本的に内容の追加であり，入れ替えや修正には対応しにくい方式といえます．．</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">改訂の際の注意</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">改訂の際に注意しなければならないことが2点あります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">一つには，<FONT COLOR="#008080"><B>読者（ユーザ）の手元にある旧版を破棄（あるいは回収）する</B></FONT>ことです．読者の手元に旧版と改訂版が混在することを極力避けなければなりません．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">パソコンのソフトウェアがバージョンアップした際，旧版のマニュアルの取扱いはユーザの責任となります．しかし，クライアント向けにシステムなどでは必ずしもそうはいかないかもしれません．ユーザが古いマニュアルを使ったがために起きた不具合にメーカが責任をもたなければならない場合があるかもしれません．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">出版社などでは，改訂版を発行する際には旧版が流通していないことを確認するとともに旧版の回収をするようにしています．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">2番目の注意点は，<FONT COLOR="#008080"><B>どこが改訂されたか読者が判読できる工夫（序文，注記）が必要</B></FONT>ということです．旧版とどこがどのように変わったのか具体的に知りたいと思う読者がいるかもしれません．とりわけマニュアルでは，システムの一部が新しくなることにより，従来の取扱い方がどのようにかわり何に注意しなければならないを知ることが重要な場合があります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">先に述べた「追補」では，旧版の部分と追加された部分とを節あるいは章単位で示すため，読者には何が追加されたかが明確にわかりました．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">しかし「改訂」では，そのままでは変更点が「埋もれてしまう」ため，序文などで改訂内容を述べるとともに，当該箇所に注記（例：バージョン*.*からの変更点）を具体的に述べておく配慮が必要です．</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">改訂の進め方</FONT>-改訂原本を作る-<BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">改訂を行うは，まず「<FONT COLOR="#008080"><B>改訂原本</B></FONT>」を作ることです．この改訂原本を作ってから修正作業に進むべきです．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">「改訂原本」とは，原稿の版に改訂すべき内容を書きこんだり追加をとじ込んだりしたものです．印刷出版物の場合には，製本されたものを分解して使うことがあります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">改訂原本は1部のみとし，表紙などに「第*版改訂原本」と明記しておきます．これは改訂情報を一箇所に集約するためであり，改訂情報が複数に分散することは絶対に避けるべきです．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">改訂原本では，原稿の版に対してどこをどのように修正するのかが誰にも明確にわかるようにすることが重要です．したがって，削除する箇所だからといってそのページを廃棄してはいけません．赤で斜線を引くなどして明確に削除であることを示すとともに，見出し番号を送るあるいは別項目に入れ替えるなどの処理を明記しておきます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">ディジタル文書の場合には「履歴機能」などを活用して同様の処理をします．しかし，全体を見渡すという意味では一度プリントアウトして改訂原本を作成したほうがよいと思います．</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P> <DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV> <A HREF="t-2-3s05f.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/1995-2001<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>