わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法：第1部　見出し構成の考え方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" ALINK="#ebc83d" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="文書構成の考え方" ALIGN=bottom WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-1-ttl.gif" ALT="見出し構成の考え方" ALIGN=bottom WIDTH=570 HEIGHT=150><HR><H1><span style="font-weight: 400"><font color="#800000">報告書</font>の見出し構成</span></H1> <blockquote> <blockquote> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15"> 報告書には「目的」→「結果」→「検討」→「結論」を基本のフレームワークとした「定型性」があります．ただし，ページ数が多い調査報告では，フレームワークに沿いつつ報告内容に応じて“準”定型的に見出しを構成する必要があります．また，ページ数が少ない定型の報告書であっても，節（第2ランク）見出し以降の見出し構成を執筆者が考えなければならない場合があります．</p> </td> </tr> </table> </blockquote> </blockquote> <HR><h2><span style="font-weight: 400">「<FONT COLOR="#800000">定型報告書</FONT>」と「<FONT COLOR="#800000">“準”定型報告書</FONT>」の共通点と違い</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> ページ数が少ない<font color="#800000">定型報告書</font>とページ数が多い<font color="#800000">“準”定型報告書</font>も，基本のフレームワークは同じです．ただし，それぞれの目的に応じて見出しの構成方法が異なります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">定型報告書では，報告内容を共通の項目で管理する目的から「テンプレート」によって章（第1ランク）見出し名が定められているのが一般的です．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> 対して，ページ規模が大きくかつ見出しの数が多い調査報告などでは基本のフレームワークに準拠しつつも，調査内容に応じた見出しで構成されるのが通例です．章（第1ランク）にも報告テーマと関連付けられた見出し名が用いられるのが一般的です．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10" align="center"> <img border="1" src="0003a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <hr> <h2><span style="font-weight: 400">「<FONT COLOR="#800000">ページ数が少ない定型報告書</FONT>」で留意すべきポイント</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> なんらかの管理目的で報告書を定型（テンプレート）化しても，個々の報告を<font color="#800000">“すべて”定型化するには限度</font>があります．無理に定型化すると，かえって重要な事項が埋もれてしまうおそれがあります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> 定型報告書も “定型化できる”上位の見出しを定めているのにすぎず，下位の見出しは執筆者が報告内容に応じて構成しなければならない場合が多々あります．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 執筆者は，定型化されていない下位の見出しを「<font color="#800000">どのような見出し番号・見出し名を用い，かついかなる考え方で構成するのか</font>」，その原則と禁則を知っておく必要があります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 仮に下位の見出しすべてを定型化してしまうと，そのしわ寄せが段落に及びます．執筆者にとって書きづらく，読者にとっては読みづらい報告書になるおそれがあります．あるいは，備考欄，特記事項欄に重要事項が埋もれてしまう報告になる懸念もあります．</FONT></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15" align="center"> <img border="1" src="0004a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15"> 定型報告書であっても見出し構成に原則と禁則がないと，執筆者が変則的な見出しの使い方をして読者に報告が的確に伝わらない結果に陥りかねません．また，部署内で独自の習慣が定着しても，会社全体では認知されず報告書がその機能を的確に果たさなくなるおそれがあります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> とりわけ，「箇条書きの書式」と「見出しの書式」を混用し，これを執筆者が「章見出しをまたいで引用」すると，項目の関連性が読者に誤って伝わるおそれがあります．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15" align="center"> <img border="1" src="0005a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <hr><h2><span style="font-weight: 400">「<FONT COLOR="#800000">ページ数・項目数が多い“準”定型報告書</FONT>」で留意すべきポイント</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 数十ページを超える調査報告では，報告内容も多岐・詳細にわたる場合があります．見出しの数が多くなるとともに，<font color="#800000">階層化された見出し構成</font>になりがちです．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> この際，定型報告書の章構成（「目的」，「結果」，「検討」，「結論」）のように章の数が少ない見出し構成にすると，その影響が節以下の下位の見出し構成に及びます．「節あるいは項の数が増える（10項目以上）」もしくはは「5段階以上の階層化」となり，書きづらくまた読みづらい見出し構成になるおそれがあります．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 大きな節を章に繰り上げれば，以降の<font color="#800000">見出しが1ランクずつ繰り上がり</font>ます．ページ数が多い節あるいは項がある階層構成を避け，“まとまった”ページ数の節を章にすると均整がとれた見出し構成になります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 同じ「報告書」の分類であっても，定型性が強い報告書と定型性よりもテーマ性が重要な文書では見出し構成が異なります．ページ数が多い“準”定型報告書では，「目的（含む経緯）」→「（含む方法）結果」→「検討」→「結論（含む展望）」で構成される基本のフレームワークの分割が適当な場合があります（例「目的」→「経緯」→「調査方法」→「結果」→「検討1」→「検討2」→「結論」→「展望」）．</FONT></p> </li> </ul> <DIV ALIGN=CENTER> <img border="1" src="0006a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></DIV> <HR> <p> <a TARGET="_parent" href="tgb-01-02f.htm"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></a> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; line-height:150%; text-indent:15"> <img border="0" src="../gif/trp-000.gif" alt="山之内総合研究所の出張開催セミナー" width="300" height="20"></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t6-1st/gb-smnr-1st.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-1st-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t6/gb-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-gb-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t7/mn-smnr.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-mn-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t5a/tp-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-tp-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a TARGET="_parent" href="../t-smnr-faq/faq-101f.htm"> <IMG SRC="../gif/tsub-faq.gif" ALT="セミナー／コンサルティングFAQ" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a><a TARGET="_blank" href="../t-smnr-trf/smnr-trf02.pdf"><IMG SRC="../gif/tsub-trf.gif" ALT="セミナー基本料金［抜粋PDF版］" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a></DIV> <hr> <p align="center" style="margin-top: 0; margin-bottom: 0"><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A></p> <hr> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2010<BR> 山之内孝明／有限会社　山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <IMG SRC="../gif/email.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=23 HEIGHT=13><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">　</FONT><A HREF="mailto:takaaki@yamanouchi-yri.com"><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">takaaki@yamanouchi-yri.com</FONT></A></p> </BODY>