わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法-第1部　目次構成の考え方と見出し名の付け方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" ALINK="#ebc83d" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1.gif" ALT="テクニカルライティングセミナーの概要" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-1-ｔｔｌ.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> <HR><BR></P><H1><B>節構成の考え方</B><BR></H1><P><HR><BR></P><H3><FONT COLOR="#800000">目次の基本構成</FONT><BR></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">「<FONT COLOR="#008080"><B>節</B></FONT>」は章と項の中間に位置づけられる見出しです．「章は文書のテーマをいくつかに分けた区切り（数ページから数十ページ単位）」であり，「項は解説の基本単位（1ページ未満）」」とするならば，節は「読者に主題（あるいは結論）を示す“目次の基本単位”」ということができます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">読者からすればこの目次の基本単位である「<FONT COLOR="#008080"><B>節</B></FONT>」が読みやすい（すなわち“読み疲れしない”）構成であることが望まれます．そのためにも，節を長くしすぎない（あるいは短い節を多く作らない）ことが肝要です．節のページ数は2～3ページ程度が目安といえます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">もちろん，ときには4ページ以上の節があってもあるいは1ページだけの節があっても差し支えありません．全体を通して見たときに，概ね2～3ページ程度の節で構成されていると読者にとって“読む負担”が少ないということです．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">節に限らず，章，項も「長さ」に配慮することも必要です．主題や内容によって必然的に章や節あるいは項が長くことがあります．かといってそのまま読者に「長い内容なのだから仕方がない」と押し付けてよいものではありません．読者に読む負担を強いることは得策ではありません．主題や内容に無理が生じない範囲で節を分割したり統合することも必要です．<BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="a1-11.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=335 BORDER=1><BR> <FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV> <HR><BR></P><H3><FONT COLOR="#800000">節見出し名の付け方</FONT><BR></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">読者からすればこの目次の基本単位である「<FONT COLOR="#008080"><B>節の見出し（節見出し）</B></FONT>」が必要とする情報（主題）を明確に提示（要約）していてほしいところです．ところが，技術文書の節見出しでは「＊＊概要」，「＊＊構成」とか同じような節見出し名をよく見かけます．「＊＊構成」と複合語で表現してくれているならばまだしも，「構成」，「概要」のように単語では“何の”構成であり，“何の”概要であるのかもわかりません．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">節見出し名に限らず技術文書の見出し名は「できるだけ短く，助詞も付けず，単語か複合語で表すのが美徳」と考えられている傾向があります．見出し名は読者に何が主題であるのか具体的に示す要素であるにもかかわらず情報を省略しようとするのは理に合いません．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">「参照目的の形式化された文書（たとえば，リファレンスマニュアル）」では単語型の見出し名を使いますが，むしろそれは例外的な形態と考えるべきです．</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="a1-17.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM BORDER=1><BR> <FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV></P><UL> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">むしろ，節見出し名には，章との関係（上位-下位）あるいは他の節との関係（共通あるいは差異）を示す具体的な要素を織り込むほうが得策です．具体的には，章見出しの語の一部を節見出しで使ったり，節と節で共通の語を使い一部を変えるなどの手法があります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">たとえば，「第3章　マーケティングへの導入」，「3-1　検討の背景」に対して，「3章　マーケティングへの情報・通信技術の導入」，「3-1　情報・通信技術の検討を導入する背景」としてはどうでしょうか．章と節の関係も明確になり，節単独でも主題が明確になります．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">節見出しには通常，1行程度を使います．必要以上に長くすることはありませんが「短いほうがわかりやすい」，「技術文書は形式的であるべき」と考える根拠もまたありません．</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P> <HR><BR> <A HREF="tgb-01-04f.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2003<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>