わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法-第2部　段落構成の考え方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" ALINK="#ebc83d" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="テクニカルライティングセミナーの概要" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-2-ｔｔｌ.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> <HR><BR></P><H1><B>段落構成の考え方</B><BR></H1><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">段落構成とは</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">ここでいう「段落構成とは項（あるいは節）を構成するいくつかの段落の関係」と定義したいと思います．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">前項で「段落は主文と補足文で“構成”する」と表現しましたが，ここでの「段落構成」とは”見出しと段落あるいは1項を構成する段落と段落の関係を指すことにします．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">段落という単位で文書を見直してみると，「文書は見出しと段落で構成されている」といえます．図・表あるいは箇条書きも見方を変えると「文章を図的，行・列あるいは行で表現した段落」ともいえます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">往々にして私たちは，文章（1文）を文書の基本単位と考えがちとなり，1文が適切ならば読者は理解してくれる思い込むことがあります．しかし，読者は最初から1文単位（部分）では見ていません．見出しと段落構成（全体）を見ておおよその構成を把握してから部分を見てゆきます．文書を作成する際には部分だけにこだわらず，全体にも配慮する必要があります．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">項を構成するばかりが段落ではありません，章あるいは節の冒頭にその章，節の「主題あるいは要旨を1段落で表す」部分があります．ここではこれを「リード段落」とよぶことにします．しばしば，リード段落を省略するあるいは“見出しの復唱”ですませる例をみかけますが適切とはいえません．しかし，リード段落は章見出しあるいは節見出しを受ける重要な段落であり，段落構成の一部といえます．<BR></DIV> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="a2-01.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=335 BORDER=1><BR></DIV> </UL><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">「1項1段落が基本」か「1項複数段落が基本」か</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">項はいつくかあるいは一つの段落で構成されることになりますが，文書の目的に応じて「1項1段落を基本」とすべきか「1項複数段落を基本」とすべきを考えなければなりません．そこで次のように提案したいと思います．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5">「報告型文書」の場合は「1項複数段落を基本」・・・複数の段落を使って「主題の提示」-「検証」-「結論」に導くあるいは「結論」-「検証」の構成にする<BR></DIV> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5">「解説型文書」の場合は「1項1段落を基本」・・・見出し（主題）を受けて1段落で結論を述べる<BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">なお，先に述べたリード段落は1段落で使うのが基本です．ただし，章のリード段落が長くなる場合には2段落に分けるのが適当です．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">ただし，注意していただきたいのは，「1項1段落」あるいは「1項複数段落」もそこに明確な「主題」と「結論」が示されていなければ無意味ということです．よく陥りやすい「図をまず描いてこれを解説する」手法では，最初から詳しい図を示されているだけで何が主題なのか結論なのかわかりませんし，主題と結論は段落の中に埋もれてしまうことになります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">形だけの「1項1段落」あるいは「1項複数段落」ではなく，「主題の提示」-「検証」-「結論」に導くあるいは「結論」-「検証」の構成で考えるか見出し（主題）を受けて1段落で結論を述べる構成にするかが重要といえます．<BR></DIV> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="a2-02.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=335 BORDER=1><BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV> <HR><BR> <A HREF="tgb-02-04f.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2003<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>