わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法：第2部　段落構成の考え方と箇条書き，図・表，注記の使い方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" ALINK="#ebc83d" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="文書構成の考え方" ALIGN=bottom WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-2-ttl.gif" ALT="段落構成の考え方と箇条書き，図．表，注記の使い方" ALIGN=bottom WIDTH=570 HEIGHT=150><HR><H1> <span style="font-weight: 400"><font color="#800000">段落構成</font>の考え方</span></H1> <blockquote> <blockquote> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <p style="line-height: 150%; margin-top: 2; margin-bottom: 0; margin-left:10; margin-right:10; text-indent:15"> 段落は，複数の文で構成するが一般的です．この<font color="#800000">複数の文をいかに関係付けるか</font>によって，それぞれの位置付けとともに要点が明確になります．</p> </td> </tr> </table> </blockquote> </blockquote> <HR> <h2><span style="font-weight: 400">「<FONT COLOR="#800000">1見出し1段落</FONT>」の基本構成</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 「<font color="#800000">一つの主題に対し，要点は一つ</font>」が原理です．また，「<font color="#800000">一つの段落に要点は一つ</font>」も道理です．これらを総合すると，「<font color="#800000">1見出し（主題）に対し，明確な要点がある1段落でまとめる</font>」のが適切と言えます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">とりわけ，製品解説などユーザを対象にした文書では，要点の所在が明確な「1見出し1段落」が適当です．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> 読者であるユーザからすると，製品解説あるいはマニュアルをあたかも論文のように論述的に複数段落で構成されると，読むにも疲れますし何が要点でそれがどこにあるのか読み取りづらくなります．</font></p> </li> </ul> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15">もし，一つの主題に対し複数の要点があるようにとれてしまうならば，「執筆者が明確な要点にたどりつかずに執筆している」あるいは「主題（見出し名）があいまい」のいずれかと言えます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 先のコーナーでも述べましたが，見出し名を「概要」にすると，そのとらえ方があいまいになり「文書の概要」，「主題に至る経緯」と続き最後に「主題の概要」をあいまいに述べた1段落あるいは複数段落に陥りやすくなります．</FONT></p> </li> </ul> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15"> 「<font color="#800000">1見出し1段落</font>」構成は，表示装置の解像度に制限を伴う電子文書にも有効です．見出しと段落が一度に視野に入りやすくなります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> HTML文書のようにスクロールによって必要な事項を探す際は，見出しが目標となります．長くかつめりはりがない複数段落が続くと，見出しを見失いやすくなります．</FONT></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">PDF文書でも，小さくかつ解像度が低い画面ではページ全体が見やすく表示されないため，見出しと段落が1対になった「1見出し1段落」の構成が適切です．</font></p> </li> </ul> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15"> もし，段落が長くなるようであれば，<font color="#800000">新たに見出しを付けて2項目に分割</font>するか，先のセクションで述べたように<font color="#800000">一部を注記あるいは箇条書きなどで表す</font>のが適当です．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> けして，「1段落に何もかも要約すべき」と述べているのではありません．長い段落には，複数の要点あるいは主従関係が含まれている可能性があります．これらの関係を的確に表すための「1見出し1段落」です．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15" align="center"> <img border="1" src="0019a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <hr> <h2><span style="font-weight: 400">最初に要点を置いた<FONT COLOR="#800000">段落</FONT></span></h2> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15"> 要点の位置は，<font color="#800000">段落の最初</font>が基本です．段落の最初は読者がもっとも関心を寄せて読んでくれる箇所です．見出しに対応した要点を段落の最初に置き，必要な補足をそれに続けるのが適当です．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 「要点を最初に置く」のであって，「要点を最初に書く」とは申しません．最初に書きづらければ，後で書いて最初に置き，全体を調整するのでも差し支えありません．</FONT></li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">段落の最初で要点を述べる文を「主文」とよびます．主文に続き，要点を補完する文を「補足文」とよびます．技術文書を含む実務文書では，この「主文-補足文」構成が有効です．</font></li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15" align="center"> <img border="1" src="0020a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"><p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 要点を最初に置くのは，読者に要点を明確に示すだけではなく，執筆者にとって<font color="#800000">要点をさらに深める意義</font>があります．要点を述べることによって，“その先”が執筆者から引き出されます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">要点が最後になると，要点に至るまでがほとんどの段落に陥りやすくなります．読者にとって「要点に至るまで」の重要度が低ければ，むしろ要点に続けて「要点の先」を述べるのが適当です．</font></li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 報告書を提出して「よくまとまっているが，もの足りない」と言われてしまうならば，「要点に至るまで」に労力を費やしすぎ「要点の先」が不十分なのかもしれません．</font></li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10" align="center"> <img border="1" src="0021a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <HR> <h2><span style="font-weight: 400"><FONT COLOR="#800000">「</FONT>1見出し複数段落<FONT COLOR="#800000">」構成の使い方</FONT></span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 論述を主体とした報告書（調査報告あるいは研究報告など）では，一つの見出しを複数の段落で構成する場合があります．「<font color="#800000">主題を定義</font>」し「<font color="#800000">主題を検討</font>」し「<font color="#800000">結論の導出</font>」するなど，それぞれの段落に<font color="#800000">“文書には表れないサブテーマ”</font>を位置付け各段落で要点とその補足を述べて行きます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 「1見出し1段落」構成と「1見出し複数段落」構成の良し悪しを述べるつもりはありません．文書の目的・読者対象に応じていずれも使い分けられるのが適当です．</FONT></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 複数段落で構成するにしても，複数段落の結論を最後に置く必要はありません．<font color="#800000">「結論」→「結論の検証」</font>で構成すれば，読者は結論を知ったうえで論述を読み進められます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 「主題→検討→結論」型も「結論→検証」型のいずれが適当かもそれぞれです．ただし，「明確な要点」を求められている実務分野では「結論→検証」型が適当と言えます．</FONT></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 複数段落は，読者に段落をいくつも続けて読ませる負担をかけます．多くとも3段落程度とし，段落間に図・表あるいは箇条書きをはさむのが適当です．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 「読む」段落に視覚的な表現を加えることによって，“新たな認知（見方）”が生まれます．論述とはいえ，「人の認知」を考慮せず構成すると本来の要点が十分に伝わらないおそれがあります．</FONT></p> </li> </ul> <p align="center"> <img border="1" src="0022a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <HR> <p> <a TARGET="_parent" href="tgb-02-02f.htm"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></a> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; line-height:150%; text-indent:15"> <img border="0" src="../gif/trp-000.gif" alt="山之内総合研究所の出張開催セミナー" width="300" height="20"></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t6-1st/gb-smnr-1st.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-1st-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t6/gb-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-gb-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t7/mn-smnr.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-mn-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t5a/tp-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-tp-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a TARGET="_parent" href="../t-smnr-faq/faq-101f.htm"> <IMG SRC="../gif/tsub-faq.gif" ALT="セミナー／コンサルティングFAQ" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a><a TARGET="_blank" href="../t-smnr-trf/smnr-trf02.pdf"><IMG SRC="../gif/tsub-trf.gif" ALT="セミナー基本料金［抜粋PDF版］" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a></DIV> <hr> <p align="center" style="margin-top: 0; margin-bottom: 0"><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A></p> <hr> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2010<BR> 山之内孝明／有限会社　山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <IMG SRC="../gif/email.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=23 HEIGHT=13><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">　</FONT><A HREF="mailto:takaaki@yamanouchi-yri.com"><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">takaaki@yamanouchi-yri.com</FONT></A></p> </BODY>