わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法：第2部　段落構成の考え方と箇条書き，図・表，注記の使い方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" ALINK="#ebc83d" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="文書構成の考え方" ALIGN=bottom WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-2-ttl.gif" ALT="段落構成の考え方と箇条書き，図．表，注記の使い方" ALIGN=bottom WIDTH=570 HEIGHT=150><HR><H1> <span style="font-weight: 400"><font color="#800000">箇条書き</font>の使い方</span></H1> <blockquote> <blockquote> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <p style="line-height: 150%; margin-top: 2; margin-bottom: 0; margin-left:10; margin-right:10; text-indent:15"> 箇条書きは，<font color="#800000">「語」あるいは「文」の関係を構造的に表すのに有効な手法</font>であり，技術文書でよく用いられます．ただし，位置付けをあいまいにして箇条書きを使うと，かえって要点が不明確になるおそれがあります．</p> </td> </tr> </table> </blockquote> </blockquote> <HR> <h2><span style="font-weight: 400"><font color="#800000">箇条書き</font>の位置付け</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15">箇条書きは，「<FONT COLOR="#800000">並列性もしくは順序性のある補足文（もしくは補足文を要約した語）を改行によってその関係を構造的に表す手法</FONT>」とも言えます．したがって，「<font color="#800000">補足文を箇条書きにする</font>」が本来の位置付けであり，「要点を箇条書きにする」はやや誤解につながる発想とも言えます．箇条書きは，まず主文（要点）があってその補足要素として位置付けるのが適当です．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> しばしば「要点を以下に示す」などとだけ述べ，その後に数項目で構成された箇条書きが示されている場合があります．「要点が複数のあるのか」あるいは「複数あるのならばその関係性は何か．それこそ執筆者が言及すべき要点ではないのか」と疑問をもちます．</FONT></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> この際に執筆者が意図した「要点を箇条書きで示す」とは，「これまで述べたいくつかの事項を分類・要約して示す」の意と受け取るのが適切かもしれません．しかし，ただ「要点を以下に示す」とされては，読む側の疑問につながります．</FONT></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> その先に“本来の要点”が示されるべきにもかかわらず，項目が列挙されているだけでは読者は逆に「要点は何」と尋ねてきます．箇条書きの本来の位置付けを誤ると，要点を示したつもりでも要点を示していない矛盾になりかねません．</FONT></p> </li> </ul> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15"> 対して， <font color="#800000">段落中に箇条書きの構造（並列性もしくは順序性）があるにもかかわらず文を連ねている例</font>を見かけます．箇条書きにすれば読みやすくなるのは言うまでもありませんし，読者にとっては<font color="#800000">補足文の関係を｢見て理解」できかつ個々の項目を「読んで理解」</font>できます．</p> <P align="center"> <img border="1" src="0023a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"><hr> <h2><span style="font-weight: 400">陥りやすい箇条書き－<font color="#800000">「見出し」との混用</font>－</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15">前述のように箇条書きの各項目は，「並列性もしくは順序性のある補足文」です．したがって，｢<font color="#800000">箇条書きに見出しを付ける</font>」あるいは「 <font color="#800000">箇条書きの項目を見出し扱いにして階層化する</font>」使い方は不自然であり原則から逸脱します．また，「見出しが付いた箇条書き」あるいは「階層化された箇条書き」は，「文書を構成する見出し構成（章－節－項）」もしくは「表（行と列）」との整合性を欠きます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 第1部「見出し構成の考え方」でも述べましたが，章見出しはテンプレートで定型化されていても，その下位の見出しランクの扱い方が定められていない場合が多々あります．このため，執筆者が自己流で箇条書きを見出しに流用している例をしばしば見かけます．加えて「変則的な階層構成にする」あるいは「番号で関連付けする」などして不統一かつ読みづらくしている例があります．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> また，箇条書きを簡略化の手法ととらえ，見出しに続けて項目を列挙している例もよくあります．その結果，各章見出しに対する要点がなく，メモと大差ない“列挙の集合”のような報告書も見かけます．限られた部署内の習慣として扱うならばさほど問題とはしませんが，外部に提出する可能性がある文書でローカルな習慣に陥っているとすれば問題と言えます．</font></p> </li> </ul> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; text-indent:15"> 不要に箇条書きを見出し代わりに用いず，適切な見出しと主文，箇条書きで構成するのが適当です．あるいは，見出し構成の一部にならない場合は表（見出しに相当する項目を表の第1列にする）で表す手法もあります．</p> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; " align="center"> <img border="1" src="0024a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; " align="center"> <font color="#800000">（再掲）</font></p> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; " align="center"> <img border="1" src="0084a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <p style="margin:1 10; line-height: 150%; " align="center"> <font color="#800000">（別例）</font></p> <HR> <p> <A HREF="tgb-02-03f.htm" TARGET="_parent"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; line-height:150%; text-indent:15"> <img border="0" src="../gif/trp-000.gif" alt="山之内総合研究所の出張開催セミナー" width="300" height="20"></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t6-1st/gb-smnr-1st.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-1st-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t6/gb-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-gb-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t7/mn-smnr.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-mn-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t5a/tp-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-tp-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a TARGET="_parent" href="../t-smnr-faq/faq-101f.htm"> <IMG SRC="../gif/tsub-faq.gif" ALT="セミナー／コンサルティングFAQ" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a><a TARGET="_blank" href="../t-smnr-trf/smnr-trf02.pdf"><IMG SRC="../gif/tsub-trf.gif" ALT="セミナー基本料金［抜粋PDF版］" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a></DIV> <hr> <p align="center" style="margin-top: 0; margin-bottom: 0"><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A></p> <hr> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2010<BR> 山之内孝明／有限会社　山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <IMG SRC="../gif/email.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=23 HEIGHT=13><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">　</FONT><A HREF="mailto:takaaki@yamanouchi-yri.com"><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">takaaki@yamanouchi-yri.com</FONT></A></p> </BODY>