わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法-第2部　段落構成の考え方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" ALINK="#ebc83d" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="テクニカルライティングセミナーの概要" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-2-ｔｔｌ.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> <HR><BR></P><H1><B>補足要素の使い方</B><BR></H1><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">補足要素とは</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">当コーナーの最初で「文書は見出しと段落で構成される」と述べました．ただし，段落にも「項の主題と結論を構成する段落」と「主題と結論を構成する段落を補足する段落」があるはずです．とりわけ技術文書では，「主題と結論を構成する段落」に対して「補足的な段落」が同じか長い場合があり，段落の構成上の主従関係が不明確になることがあります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">読者にとってはこの主従関係が視覚的にも理解できることが望まれます．また，執筆者もいくつかの段落を書き進めるうちに主従関係を見失い主題と結論が埋もれた段落構成で項をまとめてしまうことがあります．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">この「補足的な段落」を扱う手法として「副本文」を使う手法と「注見出し」と「段落注」で構成する手法があります．ここではこれらを総称して「（文書の）補足要素」とよぶことにします．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">「副本文」，「注見出し」，「段落注」はいずれも筆者による便宜的な命名です．いわゆる「注」，「脚注」もこの補足要素といえます．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">技術文書の中でも，製品解説や技術解説あるいは取扱いマニュアルではこの補足要素をよく使います．初心者への補足や参照先あるいは注意事項を示すのに有効な手法といえます．これに対して，報告文書（とりわけ学術論文）では，「注」あるいは「脚注」を“ごく”補足的に使うことがありますが必要以上に積極的に使うことはしません．文書の慣例に応じた補足要素の使い方が肝要といえます．<BR></DIV> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="b4-08.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=335 BORDER=1><BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV> <HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">副本文の使い方</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">補足要素の使い方との一例として「副本文」を取り上げます．先に「段落は主文と補足文で構成される」と述べました．この主文と補足文は主従関係にありますが，しばしば補足文が詳細になりその長さが主文を上回ることがあります．読者にはどちらが主文なのかあいまいな印象を与えますし，執筆する側にとっても次にの項あるいは段落との関係を適切に保つことができなくなることがあります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">そこで補足文の一部を改行してもとの段落の主文と補足文の主従関係を明確する手法を使います．ただし，改行しただけではもとの段落に対して別の段落を作ったにすぎません．そこで“補足的な位置付け”を明確にするために，文字の大きさを（同時に行間も）1ポイント小さくして主従関係を表現します．つまり，“改行しても同じ段落に属している”ことを視覚的に表していることになります．この手法を「段落内改行」とよびたいと思います．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">「段落内改行」は筆者による便宜的な命名です．段落内改行の最初に小さめの段落記号を使うのが一般的です．</FONT><BR></DIV> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><BR></DIV> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">余談ですが，当ホームページの解説ではこの「段落内改行」を多用しています．HTML文書は印刷出版物の文書と比べてその精細度から行と行が干渉して3行以上の段落では読みづらく感じられます．そこで当ホームページでは補足文の一部を積極的に段落内改行する手法を使っています．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="b4-09.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=336 BORDER=1><BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV> <HR><BR> <A HREF="tgb-02-99f.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2003<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>