わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法-第2部　段落構成の考え方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" ALINK="#ebc83d" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="テクニカルライティングセミナーの概要" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-2-ｔｔｌ.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> <HR><BR></P><H1><B>図・表の使い方</B><BR></H1><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">「図1・1に示すように・・・」か「・・・（図1・1）．」か</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">技術文書では，図（あるいは表）を段落で示して解説する手法を多用します．その際，しばしば議論になるのが<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5">段落の冒頭で「図1・1に＊＊＊のシステム構成を示す．図に示すように・・・」の形式<BR></DIV> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5">段落の最後に「＜主題-結論＞・・・（図1・1）．」の形式<BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">のいずれが適切なのか，いずれにすべきなのかという点です．どちらかが適当で一方が不適切と考える必要はありません．段落に応じて，すなわち「何が主題なのか」で必然的に使い分けることができるはずです．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">「図を段落構成の一部」と考えれば，段落は図を主題にするのではなくしかるべき主題と結論で構成されそれを検証するために図を使うことになります．ならば必然的に，必然的に段落の最後に「＜主題-結論＞・・・（図1・1）．」の形式になります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">一方，実験結果，調査の集計あるいはシステム構成を主題にしてそれから結論を導く段落構成ならば，段落の冒頭で「図1・1に＊＊＊のシステム構成を示す」の形式が適当といえます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">技術者の皆さんは，技術文書の書き方として最初にふれるのはいわゆる「レポート形式（あるいは準論文形式）」ではないでしょうか．レポート形式では実験結果や解析結果が主体ですから「図1・1に＊＊＊のシステム構成を示す」の形式を多用します．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">実験レポートや学術論文のあるいは報告文書の一部では「図1・1に＊＊＊のシステム構成を示す」の形式が主体でもよいと思います．しかし，技術文書，ビジネス文書もすべて図を主題にした構成にはなりません．むしろで主題あるいは結論を段落で述べそれを図・表で検証あるいは裏付ける手法が適切な場合が多いと思います．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">確かに「図に示すように・・・」の形式にはの利点として，その箇所で一度読者の視線あるいは注意をを図に向けられる利点があります．しかし多くの場合，段落（本文）と図は同じ視野にあるわけですから必要以上にこれを気にする必要はありません．要は「段落構成における主題は何か」から考えることです</FONT>．<BR></DIV> </UL><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">図の使い方の基本－チャート図を例にして－</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">技術文書で使う図は，グラフやシステム図（例：ネットワーク図）ばかりではありません．段落（つまり文章）を図で表現することも重要です．段落をチャート化すれば読者に論理を明解に伝えることができますし，執筆者にとっても論理の整理になります．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">詳細なグラフやネットワーク図は多く使われているが，少し工夫すればチャート図化できる内容をきわめて長い文章で表している例を見けます．「技術文書なのになぜ視覚的・構造的な表現を使わないのだろうか」と以外な印象を受けることがあります．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="c2-16.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=344 BORDER=1><BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV> <HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">表の使い方の基本</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">表も図と同じことがいえます．数表ばかりが表ではありません．段落中に「相互に関連した並列な構造」が埋もれていることがあります．これから行・列構造を引き出して表化すれば構造的な表現ができます．また，行・列構造で表現すれば結論のもれをなくすことができます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">加えて，「表の一部（1列）に図を入れる」あるいは「図と表を並列に並べて関連付ける」など表は多用な使い方できます．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="c2-15.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=345 BORDER=1><BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV> <HR><BR> <A HREF="tgb-02-02f.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2003<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>