わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法：第2部　段落構成の考え方と箇条書き，図・表，注記の使い方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="文書構成の考え方" ALIGN=bottom WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-2-ttl.gif" ALT="段落構成の考え方と箇条書き，図．表，注記の使い方" ALIGN=bottom WIDTH=570 HEIGHT=150><hr><H1> <font color="#800000"><span style="font-weight: 400">「見出し＋</span></font><span style="font-weight: 400"><font color="#800000">段落＋“<i>X</i>”」</font>の関係</span></H1> <blockquote> <blockquote> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <p style="line-height: 150%; margin-top: 2; margin-bottom: 0; margin-left:10; margin-right:10; text-indent:15"> 見出しは，段落の「<font color="#800000">主題</font>（テーマ）」です．対して，段落は「<font color="#800000">主題への答え</font>」です．また，段落に付随する図・表あるいは箇条書き，注記は，「<font color="#800000">答えの裏付けであり別視点の補足</font>」です．</p> </td> </tr> </table> </blockquote> </blockquote> <hr> <h2><span style="font-weight: 400"><FONT COLOR="#800000">見出し</FONT>と<FONT COLOR="#800000">段落</FONT>の対応</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15">技術文書，ビジネス文書を含め実務文書でもっとも大切なのは，「<FONT COLOR="#800000">見出しに続く段落で明確な要点が述べられている</FONT>」ことです．言い換えれば，主題である見出しに対し「読者が納得する答え」となる1文が当該の段落にあるか否かです．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">当然と思われるかもしれませんが，身近な文書を見直してみると意外な割合で明確な要点が示されていない段落に遭遇します．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 文書を提出しても上司から「要点は何」と尋ねられらてしまうならば，見出しの直後にその明確な答えがあると期待していたのにあいまいでしかなかったためかもしれません．</FONT></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 技術文書は，「見出し」と「段落」で構成されていると言えます．第1部「見出し構成の考え方」で「見出しは段落の主題（テーマ）であり，見出し構成は主題の関係を表す骨組み（フレームワーク）」と述べました．<font color="#800000">段落</font>は，この骨組みに取り付けられる<font color="#800000">基本要素</font>です．対して，<font color="#800000">図・表，箇条書きあるいは注記</font>などは，基本要素を補完する<font color="#800000">補足要素</font>です．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">読者は見出しによって文書の構成を知り，見出しを目当てに知ろうとする事項を探し，その直後の段落で明確な要点が述べられていることを望みます．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> また，執筆者は見出し構成を考えることによって主題を配分し，主題に沿って要点を述べようとします．「見出しと段落の関係」は，「読者と執筆者を結び付ける関係」と言えます．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10" align="center"> <img border="1" src="0016a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <hr> <h2><span style="font-weight: 400">陥りやすい事例－<FONT COLOR="#800000">要点の不在</FONT>－</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15">「見出しに続く段落で明確な要点が述べられている」を言い換えれば「<font color="#800000">見出しの直後には必ず段落があり，上位の見出しに対応した段落を省略して下位の見出しが続くことはない</font>」となります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">階層構成では，上位の見出しに対し下位の見出しは複数あるのが原則です．少なくとも「複数の下位の見出しがどのような関係にあるのか」が示されなくては，読者は疑問をかかえたまま最初の項目を読まされることになります．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> 一部の文書（例：機能仕様書）では，「上位の見出しに対し下位の見出しが1項目」の構成が用いられます．ただし，「執筆段階では1項目だが，将来，複数項目となりうる」の意であり，例外的な手法です．</FONT></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> たとえ，見出しの後に段落（あるいは1文）があっても，見出しを復唱して「・・・について解説します」では要点を述べたと言えません．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> 見出し名に多少の補足をしただけの「・・・について解説します」も同じです．「要点を述べるべき箇所で述べない」と，要点の先送りになります．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> また，「・・・を以下に示します」と図・表あるいは箇条書きの導入文を述べただけも同様です．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080"> 読者が求めているのはその図・表あるいは箇条書きの要点です．要点を示すことにより，これら補足要素の意義が生じます．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> まれに，見出しの直後に注記しかない文書を見かけます．注記は段落に付随した存在であり，特別な理由がなく見出しに注記だけが続くのは不自然と言えます．</FONT></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1 10" align="center"> <img border="1" src="0017a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <hr> <h2><span style="font-weight: 400"><FONT COLOR="#800000">段落</FONT>と<FONT COLOR="#800000">“X<font size="4">（箇条書き，図・表，注記）</font>”</FONT>の関係</span></h2> <P style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> 注記は別として，図・表および箇条書きの「補足要素扱い」に異議を唱えられる方もおいでになるかもしれません．しかし，これらはいずれも<font color="#800000">要点を構成する「部分」の構造的あるいは視覚的表現</font>です．<ul> <li> <P style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">図・表および箇条書きは，それぞれが部分（図要素，項目など）の集合体であって，自体が要点を「明示的」に表しているとは言えません．</font></li> </ul> <P style="line-height: 150%; margin: 1 10; text-indent:15"> むしろ，主と従の関係とし，<font color="#800000">段落と補足要素が相互に補完しあう構成</font>にするのが適当です．いかに，重要な事項を表している図や写真でもその意味が明確な文で示されていなければ片手落ちになります．<ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> たとえ，図解であっても同様です．「見ればわかる」と思われるかもしれませんが，図解にも解説あるいは説明者が必要です．プレゼンテーションあるは学会のポスターセッションでも，その要点を述べる説明者があって成り立ちます．</FONT></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"><FONT COLOR="#000080"> また，図解のマニュアルでも「安全に関する注意事項」では注意指示を文で明確に述べます．文を省略して誤解をまねいては，図本来の意味がありません．</FONT></p> </li> </ul> <P align="center"> <img border="1" src="0018a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"><HR> <p> <A HREF="tgb-02-01f.htm" TARGET="_parent"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <p><B>＜<FONT COLOR="#800000">当コーナー</FONT>の<FONT COLOR="#800000">主旨</FONT>とご閲覧にあたっての<FONT COLOR="#800000">お願い</FONT>＞</B></p> <TABLE BGCOLOR="#000080" cellspacing="1" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" width="90%" cellpadding="6"> <TR> <TD BGCOLOR="#ffffff"> <p style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5; margin-right:10; text-indent:15"> 当コーナーは，当社の<FONT COLOR="#800000">テクニカルライティング研修コース</FONT><FONT COLOR="#000000">（出張開催セミナー）</FONT>の抜粋・プレビュー版です．<ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5">当コーナーの内容を各種の文書作成の参考にしていただくことは作者の意とするところであり，これが皆様のお役に立てば誠に幸いです．ただし，内容の一部あるいは全部の転載（他のWebサイトや他の出版物，等に収録・再配布する）および当著作物の二次使用を禁じます．</li> <LI TYPE=disc> <p style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5"> また，上記の主旨より当コーナーはご覧いただいた方々に議論を呈することを目的としておりません．当社セミナーの開催に関するお問合せ以外には，お答えいたしかねる場合がありますのであらかじめご了承ください．</ul> </TD> </TR> </TABLE> <HR> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; line-height:150%; text-indent:15"> <img border="0" src="../gif/trp-000.gif" alt="山之内総合研究所の出張開催セミナー" width="300" height="20"></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t6-1st/gb-smnr-1st.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-1st-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t6/gb-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-gb-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t7/mn-smnr.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-mn-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t5a/tp-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-tp-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a TARGET="_parent" href="../t-smnr-faq/faq-101f.htm"> <IMG SRC="../gif/tsub-faq.gif" ALT="セミナー／コンサルティングFAQ" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a><a TARGET="_blank" href="../t-smnr-trf/smnr-trf02.pdf"><IMG SRC="../gif/tsub-trf.gif" ALT="セミナー基本料金［抜粋PDF版］" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a></DIV> <hr> <p align="center" style="margin-top: 0; margin-bottom: 0"><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A></p> <hr> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2010<BR> 山之内孝明／有限会社　山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <IMG SRC="../gif/email.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=23 HEIGHT=13><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">　</FONT><A HREF="mailto:takaaki@yamanouchi-yri.com"><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">takaaki@yamanouchi-yri.com</FONT></A></p> </BODY>