わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法-第2部　段落構成の考え方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1a.gif" ALT="テクニカルライティングセミナーの概要" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-2-ｔｔｌ.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> <DIV ALIGN=LEFT><HR><BR></DIV></P><H1><DIV ALIGN=LEFT>段落とは<BR></DIV></H1><P><DIV ALIGN=LEFT><HR><BR></DIV></P><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">技術文書の段落構成について解説する前に「段落」について述べたいと思います．「段落とは長い文章を（本文）をいくつかの部分で構成する，その一区切り」であるといえます．さらには「文章において要点を述べる基本単位」ともいえます．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">技術文書に限らず，その長さや構成の考え方に違いはあっても「段落が要点の単位」であることは小説や評論でも同じといえます．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">技術文書やビジネス文書のような実用文書では，段落にその「主題」と「結論」が明確に示されている必要があります．段落に先立つ見出しが「段落の主題」に相当します．わかりやすい段落にするには，段落の最初の文で見出しを受けて明確に「結論」を述べる必要があります．この結論を述べる文をここでは「主文」とよびたいと思います．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">実用文書で読者に求められるのは「結論」です．段落の最初の文もさらにはその次の文でも理由を述べられ最後に結論では読者の集中力がそがれてしまいます．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">「主文が明確」は必要条件ですがこれだけだは十分ではありません．主文を受けこれを補足あるいは裏付ける部分が必要となります．この文をここでは「補足文」とよびたいと思います．実用文書の段落は，「見出し（主題）-主文（主題-結論）-補足文」で構成されるのが基本といえます．補足文がさらに必要ならば「見出し-主文-補足文-補足文」の構成になります．<BR></DIV> </UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="b4-03.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=336 BORDER=1><BR> <FONT SIZE=2 COLOR="#008080">［出張開催形式セミナー「わかりやすい技術文書の作成手法＜技術報告・研究報告編＞」から抜粋］</FONT><BR></DIV></P><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">上述のように考えると，段落は主文を中心にして2文あるいは3文で構成されることになり，この構成ならば長くなることはありません．目安として150～200字（長い用語が頻出する場合でも300字）程度に収まり，読者に“理解の負担”を強いることにはなりません．<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">段落を書き表す際，「段落の冒頭を1字下げる」習慣があります．これは読者に読む際の“とっかかりを与える”（段落の始まりを視覚的に示す）ためといえます．しばしば，段落の最初を1字下げしない文書を見かけますが，複数の段落が続く際に段落の変わり目がわかりづらく読みやすいとはいえません．</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">文章は視覚をとおして読者に認知されます．機械が文章を読み取っているのではありません．「認知科学」あるいは「人間工学」の観点から考えれば段落の最初では1字下げをするのが適切です．</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P> <HR><BR> <A HREF="tgb-02-01f.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM></A> <B>次のページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV STYLE="padding-top:3px;padding-right:3px;padding-bottom:3px;padding-left:3px;"><B>＜</B><FONT COLOR="#800000"><B>当コーナーの閲覧にあたり</B></FONT><B>＞</B><BR></DIV> <TABLE BORDER BGCOLOR="#808080"> <TR> <TD BGCOLOR="#ffffff"><UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;margin-top:5px;margin-right:5px;margin-bottom:5px;margin-left:5px;">当コーナーで使用する図・表および内容は当社の出張開催形式のセミナー「<A HREF="../t6a/gb-smnr-a.htm" TARGET="_parent"><FONT COLOR="#000000"><B>テクニカルライティングで考えるわかりやすい</B></FONT><FONT COLOR="#800000"><B>技術文書の作成手法＜</B></FONT><FONT COLOR="#008080"><B>技術報告・研究報告編</B></FONT><FONT COLOR="#800000"><B>＞</B></FONT></A>」　「<A HREF="../t6b/gb-smnr-b.htm" TARGET="_parent"><FONT COLOR="#000000"><B>テクニカルライティングで考えるわかりやすい</B></FONT><FONT COLOR="#800000"><B>技術文書の作成手法＜</B></FONT><FONT COLOR="#008080"><B>製品解説・技術解説編</B></FONT><FONT COLOR="#800000"><B>＞</B></FONT></A>」からの一部抜粋です．<BR></DIV> <LI><DIV STYLE="line-height:1.5;margin-top:5px;margin-right:5px;margin-bottom:5px;margin-left:5px;">当コーナーの内容を各種の文書作成の参考にしていただくことは作者の意とするところであり，これが皆様のお役に立てば誠に幸いです．ただし，内容の一部あるいは全部の転載（他のWebサイトや他の出版物，等に収録・再配布する）をする，あるいは当著作物を二次使用することを禁じます．</DIV> </UL></TD> </TR> </TABLE><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2003<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <IMG SRC="../gif/email.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=23 HEIGHT=13><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">　</FONT><A HREF="mailto:takaaki@yamanouchi-yri.com"><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">takaaki@yamanouchi-yri.com</FONT></A><BR> <BR> <BR> <BR></P></BODY>