技術文書の段落構成について解説する前に「段落」について述べたいと思います.「段落とは長い文章(本文)をいくつかの部分で構成する“区切り”」であるといえます.さらには「文章において要点を述べる基本単位」ともいえます.
技術文書やビジネス文書のような実用文書では,段落中に「(段落の)結論」が明確に示されている必要があります.段落に先立つ見出しが「段落の主題」に相当します.
わかりやすい段落であるためには,段落の第1文で見出し(主題)を受け,ここで明確に「結論」を述べる必要があります.この結論を述べる文をここでは「主文」とよびたいと思います.
「主文が明確」は必要条件ですがこれだけでは十分ではありません.主文を受けこれを“補足あるいは裏付ける”部分が必要となります.この文をここでは「補足文」とよびたいと思います.
実用文書の段落は,「見出し(主題)-主文(主題-結論)-補足文」で構成されるのが基本といえます.補さらに足文が必要ならば「見出し-主文-補足文1-補足文2」の構成になります.