わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法：第3部　文章の書き方と段落のまとめ方

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/gb-bar1b.gif" ALT="文章の書き方とチェックポイント" ALIGN=bottom WIDTH=540 HEIGHT=26><BR> <IMG SRC="../gif/gb-3-ttl.gif" ALT="文章の書き方と段落のまとめ方" ALIGN=bottom WIDTH=570 HEIGHT=150><HR><H1> <span style="font-weight: 400">「<font color="#800000">要点の先送り</font>」の弊害とその見直し方</span></H1> <blockquote> <blockquote> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <p style="line-height: 150%; margin-top: 2; margin-bottom: 0; margin-left:10; margin-right:10; text-indent:15"> 何事も「先送り」，「先延ばし」あるいは「後まわし」では，本質的な解決にはなりません．文書作成でも見出しに続けて要点を示さず順送りにして，最後に図を置いただけでは読者に要点が伝わりません．結局，書き直しあるいは説明を求められて時間を費やす結果になります．</p> </td> </tr> </table> </blockquote> </blockquote> <HR> <h2> <span style="font-weight: 400">陥りやすい段落－「<font color="#800000">以下に示す」</font>の多用－</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1px 10px; text-indent:15"> もっともありがちな「要点の先送り」は，「・・・について説明します」，「以下に，・・・の図を示します」などの<font color="#800000">導入文だけの段落</font>です．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 見出しの直後で見出し名を復唱されても，意味がないうえに冗長と言えます．また，「以下に，・・の図を示します」とされても導入文にすぎず，図説明との重複になる場合があります．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 図は段落の直後にあり，それこそ「図があるのは見ればわかります」．むしろ，「見ればわかる」とばかりに図だけを示されても，何が要点なのか明確に読みとれない図である場合が多々あります．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1px 10px; text-indent:15"> 最初の見出しの直後で要点を述べないと，第二の見出しで最初の見出しの要点も述べなければなりません．第二の見出しに対応した要点はどこで述べるのかとなると，述べられないままか図あるいは表に“丸投げ”されてしまう結果になります．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> その結果，図に用いられている用語が段落に出てこず，図が十分に解説されなくなります．段落と対応していなければ，図を使った意味も乏しくなります．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15" align="center"> <img border="1" src="0036a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"></p> <hr> <h2> <span style="font-weight: 400">「<font color="#800000">明確な見出し名</font>」と「<font color="#800000">見出しに対応した要点</font>」</span></h2> <p style="line-height: 150%; margin: 1px 10px; text-indent:15"> 明確な要点を導くには，見出し名が明確でなければなりません．第1部「見出し構成のポイント」で述べたように，「見出し名」は段落の主題です．主題が明確だからこそ主文（要点）が導かれます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> しばしば，冒頭の章あるいは節で「概要」としている例を見かけます．「概要」があいまいなのか否かはそれぞれご意見があると思いますが，果たして「概要」とする必要があるのかという疑問をいだきます．</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> ページ数が多い文書の章ならば「本章の構成とポイント」でもよいかもしれません．すると，「本章は，（主に）・・・と・・・で構成されています」，「（本章のテーマである）＊＊＊＊は（あなたが）＊＊する際に重要です」と自然に文章が導かれます．</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin: 1px 10px; text-indent:15"> 見出し名の直後で見出し名の一部でも解説すれば，その次の項目でより主題を明確にした見出し名を使えます．主題が明確にならば要点が明確になり，図を有効に関連付けて解説できます．</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 見出し名が定められている定型の報告書でも同様です．「原因」が見出し名ならば，「＊＊の試験結果により，＊＊の発生《原因》は＊＊＊にあると判明した」と，表さずとも文章を書く際の「文の主題」として扱えば自然に文が導かれます．</font></p> </li> </ul> <P style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15" align="center"> <img border="1" src="0037a.jpg" vspace="10" width="480" height="360"><HR> <p> <a TARGET="_parent" href="tgb-03-03f.htm"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></a> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; line-height:150%; text-indent:15"> <img border="0" src="../gif/trp-000.gif" alt="山之内総合研究所の出張開催セミナー" width="300" height="20"></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t6-1st/gb-smnr-1st.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-1st-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t6/gb-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-gb-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a target="_parent" href="../t7/mn-smnr.htm"> <img border="0" src="../gif/trp-mn-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a><a target="_parent" href="../t5a/tp-smnr.htm"><img border="0" src="../gif/trp-tp-a.gif" hspace="2" vspace="2" width="282" height="24"></a></DIV> <DIV ALIGN=CENTER> <p style="margin:1 10; "> <a TARGET="_parent" href="../t-smnr-faq/faq-101f.htm"> <IMG SRC="../gif/tsub-faq.gif" ALT="セミナー／コンサルティングFAQ" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a><a TARGET="_blank" href="../t-smnr-trf/smnr-trf02.pdf"><IMG SRC="../gif/tsub-trf.gif" ALT="セミナー基本料金［抜粋PDF版］" ALIGN=bottom BORDER=0 width="282" height="24" hspace="2" vspace="2"></a></DIV> <hr> <p align="center" style="margin-top: 0; margin-bottom: 0"><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A></p> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/2002-2010<BR> 山之内孝明／有限会社　山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <IMG SRC="../gif/email.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=23 HEIGHT=13><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">　</FONT><A HREF="mailto:takaaki@yamanouchi-yri.com"><FONT SIZE=4 COLOR="#000080">takaaki@yamanouchi-yri.com</FONT></A></p> </BODY>